【2024年】個人事業主の電子帳簿保存法をわかりやすく解説!

副業で個人事業主になった主婦のミネコロンです。

電子帳簿保存法改定』を耳にしませんか?

2024年1月1日から電子化しましょうという動きです。

ミネコロン

時代はどんどん変わっていきますので
頑張って流れについていこう(^^)

事業を進めていく上で、必ず理解しておかないといけない事項となりますので、しっかりと理解しておく必要があります。

本記事では、国税庁のHPなどから勉強した内容を『電子帳簿保存法とは?』について分かりやすく解説します。

目次

電子帳簿保存法とは

法人税や所得税に関する規制で、2024年1月1日からすべての会社や個人事業主は、請求書や領収書を紙ではなく、データで保存することが義務になる。

ミネコロン

データで受け取った請求書や領収書を保存しておかないと、経費として認めてもらえなくなるから注意が必要です!

【電子帳簿保存法】2024年1月1日から適用
  1. 電子取引の請求書・領収書等→電子保存【義務
  2. 紙のみの請求書・領収書等→紙保存かスキャナ保存【任意】
  3. 決算書・仕訳帳等→紙保存か電子保存【任意】

私の場合で考えると義務となったものは、請求書や領収書が電子取引になっている楽天やAmazonなどから購入した物などが主に対象になります。

その他にサーバー代やドメイン代、Freee会計ソフト代なども当てはまります。

ミネコロン

保存方法は、紙と電子データが混在するのか

データの保存方法

  1. 電子取引の場合:楽天やAmazonなどで購入した備品やクレジットカード明細など、PDF形式、CSV形式、JPG形式のまま目安として7年から最長10年間保存【義務】
  2. 紙のみ取引の場合:請求書や領収書は、紙またはスキャナー読み取って電子化で保存【任意】
  3. 決算書・仕訳帳等:大抵の方は会計ソフトを使用→紙保存か電子保存【任意】

個人事業主青色申告の場合、確定申告から7年間保管をしなくてはならない。

※白色申告の場合は5年、青色申告でも所得が一定以下の場合は5年とされていますが、私は念のため7年保管することにします。

ミネコロン

その間、税務調査が来るかもしれない!

①電子取引データの保存方法【義務】

電子取引データは義務なので重要

  • 電子データで受け取ったら紙に印刷せず、受け取ったデータ形式のまま保存する。
  • PCのデスクトップやハードディスク、USB、クラウド上などに保存する。

※万が一にそなえてバックアップも取っておくと安心。

保存する際の3つのルール

電子取引データの保存ルール①

すぐに検索できるようにしておく。

ファイル名に、【日付_取引先名_金額】

『2024年度』フォルダ→『領収書』フォルダ→『楽天』など取引先フォルダ→その中に保存する。

データ保存時に【日付_相手先名_金額】の保存をしなくても良い特例がある
  • 2年前の売上高が5000万以下の場合
  • データを印刷して日付・相手先ごとに整理し、税務調査に提示できるようにしておく
  • 資金繰りや人手不足など相当の理由がある(税務署が許可した場合)
ミネコロン

Freeeでは、保存したデータをフィルタ機能を使って、日付や金額の範囲を指定して検索したり、複数の条件を組み合わせて検索を行うことができます。

電子取引データの保存ルール②

改ざんできないようにしてある。

  1. 訂正・削除・履歴が残る優良会計ソフトを使っている。
  2. タイムスタンプ。
  3. 事務処理規定がある。
  • Freeeでは手続きをすることで優良会計ソフトとなりますが、手続きを完了するまで多少のハードルがある。
  • 2番のタイムスタンプは利用するのに高額なため対象外。
  • 2番の事務処理規定というものを、一般的に導入しやすいと国税庁はおすすめしていました。
事務処理規定とは?

データを削除や訂正などした場合に、担当したものは誰か?など規定にしておくものです。

国税庁HPからサンプルをDLできます。>>国税庁事務処理規定サンプル

電子取引データの保存ルール③

PCやすぐに出力できるプリンターなどがあり、データのダウンロードの求めに対応できる。

見読可能装置の備付け

②紙のみの請求書や領収書の保存【任意】

紙のみの請求書や領収書は、任意でルールがちょっと面倒な為、私は当分の間は紙で保存していこうと思っています。

紙の領収書などをスキャナー保存する際の注意点
  • 優良な電子帳簿に該当する会計ソフトで、受領後約2か月以内に取り込む
  • それより過去にさかのぼる場合は、所管轄税務署長に届け出が必要
  • スキャナーの他、スマホやデジタルカメラなどでもOK
  • スマホだと解像度は約387万画素以上であること
優良な電子帳簿に該当する会計ソフトとは

訂正・削除・履歴が残る会計ソフトで、私が使っている

Freeeでは前もって手続きや届け出をすることで対応できるようになっています。

決算書・仕訳帳等の保存はFreeeが良い【任意】

決算書・仕訳帳の保存は紙又は電子保存となっていますが、大抵の方は何らかの会計ソフトを利用しているかと思います。

私はマネーフォワードとFreeeを使ってみましたが、分かりやすさでは断然Freeeでした。

会計ソフトの中でも、優良な電子帳簿に当てはまる場合はメリットがあります。

優良な電子帳簿利用のメリット
  1. 電子帳簿を利用すると、青色申告特別控除が55万円が65万円となる。
  2. 過小申告加算税(修正申告で不足分の税金を払うペナルティ)が5%軽減される。

※e-Taxを利用しても65万円の控除を受けることはできます。

ミネコロン

申告に誤りがあった場合に、税務調査後は通常15%のところ5%軽減されて10%になるメリットは大きいと思います。

Freee会計は、手続きや届け出などの条件を満たせば優良な電子帳簿に該当します。

優良な電子帳簿を完了するまでに、以前より提出する書類が減りハードルは低くなったものの、多少の手続きが必要なため、私はおいおい手続きをしていくつもりでいます。

ミネコロン

優良な電子帳簿の手続きについては自分で進めながら、記事にしていこうと思います。

Freee会計ではアンケート形式で個人事業主になるための手続きが簡単にでき、自動で複式簿記になってるので、簿記のことが全く分からない私のような超初心者でも、簡単にできるので個人的にもおすすめです。

万が一副業をやめたり、Freee会計を使わなくった場合も、そのまま保存しておくことができて安心

freee会計のアカウントと事業所を削除しない限り、freee会計の利用をやめても、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。

ファイルボックスに保存したファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードで取得したファイル単体では履歴や検索等の法令要件を満たさなくなります。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間(原則7年間)はアカウントと事業所を削除せずに、ファイルボックス上で保存してください。

参照:Freee

【2024年】個人事業主の電子帳簿保存法をわかりやすく解説まとめ

電子帳簿保存法まとめ

2024年1月1日から必ずしなくてはならないこと
  • 楽天やAmazonなどで購入した備品やクレジットカード明細など、PDF形式、CSV形式、JPG形式のまま目安として7年から最長10年間保存するのが【義務】になった。
  • データを保存する場合は、ファイル名に、【日付_取引先名_金額】の名前をけておく。

個人事業主青色申告の場合、確定申告から7年間保管

ミネコロン

今後、紙のみの領収書も電子化となることが考えられるから
おいおいやっておいた方が良いと思う。

おいおいやっておくべきこと
  • 事務処理規定を作成しつつ、メリットが大きい優良な電子帳簿利用をするため、届けや手続きを進めておく。
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